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Méthodologie : Comment faire dans une PME pour réussir son externalisation offshore ?

Ce guide vous donne une méthodologie pour identifier et quantifier les tâches à externaliser en commençant la démarche avec les fiches de postes détaillées de votre personnel.

Vous voulez faire plus dans votre PME avec les mêmes ressources et sans avoir à recruter ?

1° Démarrer avec les fiches de poste des fonctions clefs dans votre PME et évaluer le temps consacré pour chacune des tâches :

Commencer par compléter les fiches de poste avec les responsables concernées. Bien souvent, les fiches de poste en place se limitent aux tâches principales et stratégiques qui ne sont pas forcément les plus chronophages. Ici, ce sont ces dernières qui nous intéressent. Il est donc essentiel dans cette démarche, de lister avec les intéressés et de manière exhaustive, l’ensemble des tâches et d’évaluer le temps moyen consacré chaque mois à chacune des tâches. Sur l’exemple ci-dessous une PME a établi la liste des tâches de ses commerciaux et a ensuite établi le graphe qui donne la répartition effective moyenne du temps de travail de ses commerciaux. 

2° Classer les tâches à externaliser dans une matrice stratégique / facilité à externaliser :
L’objet de cette classification sera pour une PME d’identifier les tâches qui peuvent être facilement externalisées sans affecter la maîtrise du Core Business.
3° Contacter votre partenaire en externalisation pour lui transmettre ces éléments et établir avec lui le cahier des charges.
Vous pouvez limiter cet exercice à une fonction de votre Entreprise ou l’étendre à d’autres…
Les tâches dans l’encadré du chapitre 2, sont celles recommandées pour l’externalisation. Sur cet exemple, l’opération d’externalisation permet de transférer plus de 50% des tâches (exprimée en temps de travail), 61% plus précisément pour chaque responsable commercial de cette PME.  Pourcentage qu’il faudra minorer un peu puisque le commercial devra tout de même suivre la bonne réalisation des tâches externalisées et assurer un rôle de coordination. Dans cet exemple on peut raisonnablement viser une réduction de la charge de travail de 50%.
Le partenaire en externalisation va, en collaboration avec les représentants de la PME, établir un cahier des charges, idéalement en utilisant une modélisation sous forme de processus pour lesquels il faudra identifier :
  • Les données d’entrées du processus
  • Les données de sortie du processus
  • Une description illustrée du processus
  • Le principe retenu pour le partage des données
  • Les contacts du côté de la PME
  • Les indicateurs de performance
Le partenaire en externalisation devra, en collaboration avec les représentants de la PME, bien préciser dans le cahier des charges comment les données seront partagées. Où l’opérateur du partenaire en externalisation va récupérer les différentes données du client PME et comment seront transmis les résultats du processus (le tableau de bord ici). Les solutions les plus courantes sont :
  1. Le client donne un accès direct à son serveur pour récupérer les données.
  2. Le client donne un accès à ses applications, son ERP (Progiciel de Gestion Intégré) pour récupérer les données.
  3. Utilisation d’un cloud dédié pour les échanges de données.
  4. Utilisation d’un coffre-fort numérique lorsque les données sont confidentielles ou contiennent des données personnelles.
Il convient de mettre en place une approche la plus « LEAN » possible pour les échanges de données afin :
  • D’éviter les intermédiaires inutiles pour les collectes et transferts de données.
  • D’éviter les copier / coller inutiles.
  • Assurer l’accès aux données à jour et à échéance fixe.
  • Assurer une disponibilité des contacts clefs définis avec d’autres contacts nommés en cas d’absence des contacts clefs. Coté client et coté prestataire.
  • En profiter pour optimiser / améliorer / automatiser les processus transférés.
4° Exemple de modélisation processus pour un cas externalisation de la paie

Vous voulez augmenter votre compétitivité, faire des réductions de coût et externaliser les postes qui peuvent être externalisés ?

1° Lister l’ensemble des postes de votre PME et classer les dans une matrice stratégique / facilité à externaliser :
L’objet de cette classification sera pour une PME d’identifier les postes qui peuvent être facilement externalisés sans affecter la maîtrise du Core Business.

Dans le cadre d’une démarche de ce type il est fortement recommandé de faire cela avec un partenaire en externalisation unique qui pourra répartir l’ensemble des activités sur un groupe de personnes limité et dédié à votre PME. Vous n’aurez alors qu’un seul interlocuteur, un seul contrat, une seule facturation et surtout une plus grande flexibilité lorsque vous êtes confrontés à des pics ou baisses d’activités. Pour y parvenir votre partenaire sera en mesure de développer la polyvalence de son personnel pour vos activités.

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