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Qu’est-ce que l’externalisation Offshore pour les PME ?
L’externalisation, également appelée Outsourcing, consiste à transférer une partie de ses activités à l’extérieur de la PME. L’externalisation concerne en grande majorité des activités non stratégiques pour la PME.
• PME : Différence entre Externalisation Offshore et Inshore ?
On parle d’externalisation Offshore par opposition à Inshore lorsque cette externalisation est faite en dehors du pays d’origine de la PME. Les processus qui nécessitent une intervention physique sur site ne pourront bien sûr pas être externalisés en Offshore (ex : processus de nettoyage). L’intérêt de l’option Offshore par rapport au Inshore est principalement économique. L’option Offshore permet de faire réaliser les mêmes tâches mais à un coût moindre.
• Business Process Outsourcing (BPO) ?
Le BPO est l’acronyme d’externalisation des processus d’affaires. C’est à partir des années 90 que de plus en plus de grandes Entreprises ont démarré des programmes BPO. Cela est aussi associé à une prise de risque plus importante par le transfert d’un processus sans les outils maison.
A titre d’exemple votre entreprise utilise son logiciel maison pour la gestion des paies. Dans le cadre d’une externalisation, vous aurez alors 2 options :
- Transfert BPO: Votre prestataire d’externalisation partenaire n’utilisera pas votre logiciel mais le sien. Vous lui transmettez les données nécessaires et lui publiera les fiches de paie et gèrera les diverses déclarations et paiements.
- Transfert non BPO: Vous continuez à utiliser votre logiciel et vous vous contentez de donner les accès nécessaires à votre partenaire en externalisation. Ce n’est plus votre personnel qui gère le processus de paie mais le personnel de votre partenaire.
• Les différents niveaux d’externalisation pour une PME ?
L’externalisation fait partie de la stratégie de la PME et peut se faire à différents niveaux :
- A la tâche : L’externalisation engagée par la PME se limite à un transfert de certaines tâches élémentaires comme des opérations de saisie par exemple. C’est l’idéal pour une PME en croissance qui souhaite en faire plus avec le même personnel. Il faut alors décharger son personnel existant des tâches chronophages qui peuvent être réalisées en télétravail et qui ne sont pas stratégiques. On parle alors de transfert à la tâche. Voir également l’article «Comment réussir son externalisation » qui donne une méthodologie pour vous assister à partir des fiches de poste détaillées et du temps consacré à chaque tâche. Une matrice vous permet alors de sélectionner les tâches à externaliser. Vous pourrez aussi évaluer un pourcentage du poste libéré pour d’autres activités.
- Processus partiel : L’externalisation concerne une activité d’un processus tel que la gestion des paies pour le service RH ou la facturation pour le processus des achats.
- Multi-processus partiels: La PME externalise plusieurs processus (Paie et SAV). Dans le cadre d’une démarche global il est fortement recommandé de faire cela avec un partenaire unique qui pourra répartir l’ensemble des activités sur un groupe de personnes limité et dédié à votre PME. Vous n’aurez alors qu’un seul interlocuteur, un seul contrat, une seule facturation et surtout une plus grande flexibilité lorsque vous êtes confrontés à des pics ou baisses d’activités. Pour y parvenir, votre partenaire sera en mesure de développer la polyvalence de son personnel pour vos activités.
- Processus complet : L’externalisation concerne un processus complet de la PME tel que la gestion des Ressources Humaines. Pour des questions stratégiques, la tête reste dans l’entreprise, la PME conserve un responsable RH (cela peut très bien être un responsable d’un autre service) qui suit la bonne marche des activités externalisées.
- Totale : Dans ce dernier cas, la PME a identifié ses processus stratégiques (ex : le service R&D pour une entreprise de boîtes boissons énergétiques, les achats et le marketing) et ne conserve que ceux-ci. La PME externalisera alors tout le reste (Fabrication des boîtes boisson, remplissage, stockage et distribution).
- Approche par poste de travail: Une variante aux 5 points ci-dessus consiste à avoir une approche non pas par processus mais par poste de travail / employé. C’est assez simple à mettre en œuvre, dans votre PME, il vous suffit d’identifier tous les postes non stratégiques qui peuvent être réalisés à 100% en télétravail.
Le passage à des niveaux d’externalisation supérieurs implique une restructuration autour de l’activité principale dite « Core Business » en Anglais.
• Avantages de l’externalisation Offshore pour une PME ?
- La disponibilité : L’externalisation de certaines activités permet de libérer des ressources dans la PME et de les affecter à des tâches avec une plus forte valeur ajoutée.
- La réduction des coûts : Les tâches externalisées seront toujours réalisées mais pour un coût moindre. Vous pouvez ainsi accroître votre compétitivité et/ou vos marges. C’est particulièrement vrai dans les cas où les cadres d’une PME consacrent une partie non négligeable de leur temps à réaliser des tâches ne nécessitant pas leurs compétences. A savoir que le coût du personnel externalisé en Offshore démarre à l’équivalent d’un ½ SMIC Français !
- Cœur de métier : L’externalisation des processus non essentiels à faible valeur ajoutée permet au management de la PME de se concentrer sur le cœur de métier. Ainsi, la PME peut consacrer ses ressources à la croissance de celle-ci.
- La flexibilité : Vous pouvez doubler ou réduire par deux la taille des processus externalisés en général avec un simple préavis de quelques mois. Cela vous permet d’adapter votre structure à votre niveau d’activité de manière quasi instantanée.
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