Méthodologie : Comment faire dans une PME pour réussir son externalisation offshore ?
Vous voulez faire plus dans votre PME avec les mêmes ressources et sans avoir à recruter ?
Commencer par compléter les fiches de poste avec les responsables concernées. Bien souvent, les fiches de poste en place se limitent aux tâches principales et stratégiques qui ne sont pas forcément les plus chronophages. Ici, ce sont ces dernières qui nous intéressent. Il est donc essentiel dans cette démarche, de lister avec les intéressés et de manière exhaustive, l’ensemble des tâches et d’évaluer le temps moyen consacré chaque mois à chacune des tâches. Sur l’exemple ci-dessous une PME a établi la liste des tâches de ses commerciaux et a ensuite établi le graphe qui donne la répartition effective moyenne du temps de travail de ses commerciaux.
- Les données d’entrées du processus
- Les données de sortie du processus
- Une description illustrée du processus
- Le principe retenu pour le partage des données
- Les contacts du côté de la PME
- Les indicateurs de performance
- Le client donne un accès direct à son serveur pour récupérer les données.
- Le client donne un accès à ses applications, son ERP (Progiciel de Gestion Intégré) pour récupérer les données.
- Utilisation d’un cloud dédié pour les échanges de données.
- Utilisation d’un coffre-fort numérique lorsque les données sont confidentielles ou contiennent des données personnelles.
- D’éviter les intermédiaires inutiles pour les collectes et transferts de données.
- D’éviter les copier / coller inutiles.
- Assurer l’accès aux données à jour et à échéance fixe.
- Assurer une disponibilité des contacts clefs définis avec d’autres contacts nommés en cas d’absence des contacts clefs. Coté client et coté prestataire.
- En profiter pour optimiser / améliorer / automatiser les processus transférés.
Vous voulez augmenter votre compétitivité, faire des réductions de coût et externaliser les postes qui peuvent être externalisés ?
Dans le cadre d’une démarche de ce type il est fortement recommandé de faire cela avec un partenaire en externalisation unique qui pourra répartir l’ensemble des activités sur un groupe de personnes limité et dédié à votre PME. Vous n’aurez alors qu’un seul interlocuteur, un seul contrat, une seule facturation et surtout une plus grande flexibilité lorsque vous êtes confrontés à des pics ou baisses d’activités. Pour y parvenir votre partenaire sera en mesure de développer la polyvalence de son personnel pour vos activités.
